E-post er like offentleg som brev

Så sant e-posten ikkje inneheld informasjon som gjer at brevet skal unntakast frå innsyn, er e-posten altså like offentleg som alle andre brev som går inn til kommunen.

Føler seg svikne
Mange er ikkje klar over at brev og e-post dei sender til kommunen, er offentleg. At det er offentleg, vil seia at kven som helst kan be om å få sjå brevet.

Ordførar Albrigt Sangolt i Sund tykkjer det er problematisk at fleire personar i kommunen les e-postar som kjem inn til han. Sjølv om e-posten skulle ha ein slik karakter at han kjem inn under unntaksreglane for offentlegheitslova, blir posten først lesen av andre på kommunehuset.

– Eg tykkjer det er ubehageleg nettopp fordi mange ikkje er klar over at e-posten blir lesen av andre enn ordføraren. Dei trur kommunikasjonen er fortruleg, og blir skuffa og føler seg svikne når dei oppdagar at det ikkje er slik, seier Sangolt. Når det gjeld vanlege brev, opplever han ikkje det som eit problem, fordi det er meir kjent at brev til kommunen er offentlege.

Alle har krav på innsyn
Kva som er offentleg eller ikkje, er bestemt gjennom offentlegheitslova. I utgangspunktet er alt offentleg, men det finst unntak. I kvart enkelt tilfelle skal det vurderast om brevet inneheld informasjon som gjer at heile eller deler av brevet kjem inn under unntaksreglane.

Det er altså ikkje slik at kommunane kan unndra post fordi dei har lyst eller fordi dei sjølve ikkje synest det passar seg. Det må finnast heimel i lovverket for å halda brev til eller frå kommunen hemmeleg.

Sidan dette lovverket er både teknisk og komplisert, må kommunane ha ein eller fleire personar som vurderer alle brev og e-postar som går inn og ut av kommunen, sjølv om posten er adressert til ein konkret person i kommunen.

Lav terskel for e-post
– E-post er eit fantastisk kommunikasjonsmiddel. Terskelen er mykje lågare for å senda ein e-post enn for å senda eit brev eller ringa personleg, seier Albrigt Sangolt. Gjennom e-post får ordføraren mange meldingar han trur han elles ikkje ville fått.

– På e-post er ein meir ærleg, open, personleg og rett fram. Nokre gonger skriv ein også på vegne av tredjeperson, eller tredjeperson vert omtala i mailen. Sjølv om eg har full tillit til dei som jobbar på kommunehuset, tykkjer eg det er problematisk at mailen vert lest av andre, seier ordføraren.

Han har opplevd at folk sluttar å senda meldingar når dei har oppdaga at e-posten ikkje er personleg.

– Dersom ein vil klaga på ein tilsett i kommunen eller vil skriva noko som handlar om andre, vegrar folk seg når dei får høyra at også andre les posten. Folk vil ofte skriva ting til ordføraren som dei ikkje vil at andre skal lesa, seier Sangolt.

Har ikkje noko å skjula
Han går dermed glipp av ting som det burde vore gjort noko med.

– Det kan vera ein fare for demokratiet, arbeidet mot korrupsjon og uærleg framferd i kommunen dersom folk vegrar seg for å ta kontakt.

– Kan ikkje folk ringa deg i staden?

– Jo, og til slutt gjer dei nok det. Men dei ventar gjerne heilt til begeret er fullt, i staden for at eg får beskjed med ein gong, seier ordføraren.

Sangolt understrekar at han sjølv ikkje har noko å skjula.

– Men eg føler eit etisk dilemma når folk trur dei sender fortruleg informasjon, seier han.

Ordføraren forstår likevel at alternativet slett ikkje treng vera betre. Dersom posten ikkje vert sjekka av ein uavhengig instans i kommunen, blir det opp til kvar enkelt tilsett å vurdera brev og e-post opp mot eit komplisert regelverk. I tillegg kan ein uærleg medarbeidar, ordførar, etatsjef eller rådmann finna på å halda hemmeleg noko som publikum absolutt har krav på å få vita. Ei slik ordning ville også vore ein fare for demokratiet og kunne opna for utviklinga av korrupsjon.

– Ja, eg forstår at problemet eg opplever, er baksida av medaljen. Det er viktig at me har eit ope samfunn. Difor er det også viktig for meg at folk er klar over at ein e-post til kommunen vert lesen også av andre enn mottakaren, seier Albrigt Sangolt.

Må vurderast av andre
Professor i offentleg rett ved Universitetet i Bergen, Jan Fridthjof Bernt, stadfestar at andre enn ordføraren må lesa e-postane som går inn og ut frå maskina til ordføraren.

– E-post kjem inn under offentlegheitslova, og skal journalførast som annan post, seier Bernt. Alt som går inn til ordføraren, er i utgangspunktet offentleg.

– Unntaksreglane er tekniske og vanskelege. Ei løysing er at kommunen har eit sentralt postmottak som vurderer kva for brev som kan eller skal unntakast, seier professoren.

Han forstår at dette kan opplevast som eit problem.

– Men det er ikkje nok at ordføraren vurderer dette åleine. Ein må også hugsa at dei som les posten, har taushetsplikt. Ordføraren må sørgja for at han har folk han stoler på i desse stillingane, seier Bernt.

Han understrekar at prinsippet er viktig for samfunnet. Utan offentlegheitslova blir det svært vanskeleg å kontrollera styresmaktene. I ein slik situasjon ville innbyggjarane vore prisgitt at offentlege styresmakter gjorde som dei skulle, utan at nokon kunne kontrollera dei.

– Mange oppfattar e-post nærast som ein telefonsamtale. Slik er det ikkje. Viser det seg at e-posten har privat karakter, blir han sletta. Elles skal han journalførast og arkiverast. Her må ein vera stø på handa, seier professor Jan Fridthjof Bernt.